Pisanie skutecznych protokołów bezpieczeństwa w miejscu pracy: 7 najważniejszych kroków

Bezpieczeństwo pracowników powinno być zawsze priorytetem. To oni stoją na pierwszej linii obrony, wykonując najtrudniejsze zadania. Bez nich firmy nie mogą się rozwijać. Przynajmniej zasługują na jasno zdefiniowane protokoły bezpieczeństwa, które mają na celu dbanie o ich zdrowie.

Protokoły bezpieczeństwa w miejscu pracy mogą edukować pracowników (a także pracodawców), jak wykonywać swoją pracę przy minimalnym ryzyku. Protokoły te powinny dotyczyć kwestii bezpieczeństwa, bezpieczeństwa sprzętu operacyjnego oraz środków ostrożności w środowisku pracy.

Co jest potrzebne do napisania protokołów bezpieczeństwa w miejscu pracy, które będą zrozumiałe i respektowane przez wszystkich? Czytaj dalej, aby się tego dowiedzieć.

Dlaczego pisanie protokołów bezpieczeństwa w miejscu pracy jest ważne?

Czy wiesz, że co siedem sekund jeden pracownik ulega wypadkowi w miejscu pracy? Liczba wypadków w pracy jest bardzo wysoka. Dlatego właśnie potrzebujesz pisemnych protokołów bezpieczeństwa, aby poinformować ludzi o podejmowaniu niezbędnych środków ostrożności.

Dokument ten będzie służył jako przewodnik krok po kroku w zakresie bezpieczeństwa. Poza tym, pracownicy firmy będą mieli ciągłe przypomnienie o tym, jak priorytetowo traktować swoje dobre samopoczucie.

Skutecznie spisane protokoły są ważne z kilku powodów:

• Minimalizują obrażenia w miejscu pracy
• Zmniejszenie ciężkości urazów
• Zapewnienie pracownikom wiedzy i umiejętności pozwalających uniknąć potencjalnych wypadków
• Usprawnienie komunikacji w zakresie bezpieczeństwa
• Ochrona firmy przed pozwami sądowymi i odpowiedzialnością.

7 najważniejszych kroków do napisania protokołów bezpieczeństwa w miejscu pracy

Sposób, w jaki wyrażasz się na piśmie, będzie miał bezpośredni wpływ na to, jak dobrze te zasady zostaną zrozumiane i wdrożone. Z tego powodu, należy pamiętać o następujących wskazówkach dotyczących pisania.

1. Bądź jasny i bezpośredni

Jasność i zrozumienie mają wpływ na to, czy procedury będą właściwie przestrzegane. Dlatego należy dążyć do tego, aby pismo było proste, jasne i precyzyjne.

Pisz procedury lub instrukcje jako działania. Używaj głosu czynnego, aby uprościć swój tekst. Na przykład:

Załóż okulary ochronne zamiast Powinieneś założyć okulary ochronne.

Używanie poleceń pozwoli skupić się na akcji. Ponadto, nada dokumentowi bardziej autorytatywny ton i głos.

2. Zgodność z odpowiednimi normami i odwoływanie się do nich

Pisząc protokoły bezpieczeństwa w miejscu pracy, należy pamiętać o standardach:

• OSHA (Occupational Safety and Health Administration)
• Branża
• Normy innych organów zarządzających

Zapoznaj się z ich zasadami i normami, ponieważ mogą one pomóc Ci wykorzystać Twoje protokoły. Pracodawcy i pracownicy będą lepiej rozumieć znaczenie podejmowanych działań w zakresie bezpieczeństwa, jeśli napiszesz, że OSHA lub określony organ zarządzający wymaga takich samych środków.

3. Oceniaj i zajmuj się wszystkimi zagrożeniami bezpieczeństwa

Zagrożenia bezpieczeństwa mogą się różnić w zależności od miejsca pracy, dlatego należy określić te, które mają zastosowanie w danym środowisku pracy.

Można rozważyć wspólne zagrożenia bezpieczeństwa i zająć się tymi, które mogą potencjalnie zagrażać pracodawcom i pracownikom. Do najczęstszych przemysłowych zagrożeń bezpieczeństwa należą:

• Wypadki z udziałem wózków widłowych
• Wybuchy pożarów
• Przypadkowe poślizgnięcia i upadki
• Przypadkowe uruchomienie maszyn
• Wypadki z udziałem substancji chemicznych

Jeśli jednak pracujesz w biurze, powinieneś rozważyć zajęcie się następującymi typowymi zagrożeniami bezpieczeństwa w biurze:

• Upadki
• Nadwyrężenia ergonomiczne
• Nadwyrężenia oczu
• Niska jakość powietrza
• Porażenie prądem
• Wybuchy pożarów
• Narażenie na zagrożenia chemiczne i biologiczne
• Pociski

Upewnij się, że nie przeoczyłeś ważnej kwestii, konsultując się z pracodawcami, kierownikami i pracownikami. Mogą oni poinformować Cię o problemach związanych z bezpieczeństwem z perspektywy ich miejsca pracy.

Powinieneś ocenić wszystkie potencjalne zagrożenia, oszacować je, a następnie wybrać te, które muszą być uwzględnione w formie pisemnej.

4. Stwórz listę kontrolną protokołów bezpieczeństwa

Lista kontrolna może sprawić, że protokoły będą bardziej czytelne i strawne. Duże bloki tekstu nie nadają się do przeglądania, co oznacza, że trudno jest je szybko zmienić. Spisanie protokołów bezpieczeństwa w miejscu pracy w formie listy może pomóc pracownikom łatwiej zapamiętać zasady, a także szybko je przypomnieć, gdy zajdzie taka potrzeba.

Weźmy jako przykład protokoły bezpieczeństwa mające na celu zapobieganie przypadkowym poślizgnięciom i upadkom. Oto jak może wyglądać lista protokołów:

• Podczas sprzątania należy umieścić znaki informujące o poślizgnięciu.
• Natychmiast usuń rozlane płyny.
• Zakrywaj lub bezpiecznie odkładaj kable i przewody, które mogą powodować potknięcia i upadki.
• Trzymaj zawiązane sznurowadła.
• Zamykaj drzwi i szuflady szafek, gdy tylko skończysz z nich korzystać.
• Umieszczaj znaki ostrzegawcze w miejscach niebezpiecznych (np. na nierównym podłożu).
• Zadbaj o bezpieczne umieszczenie poręczy przy schodach.
• Zapewnij właściwe oświetlenie.

Uwzględnij na liście obowiązki zarówno pracodawców, jak i pracowników, aby stworzyć bezpieczne środowisko pracy dla wszystkich.

5. Wyjaśnij, dlaczego praca musi być wykonywana w określony sposób.

Pomóż ludziom zrozumieć, dlaczego te protokoły są ważne. Kiedy wiedzą, jakie będą konsekwencje nieprzestrzegania zasad, stawka będzie wyższa.

Krótkie wyjaśnienie po protokole może okazać się bardzo pomocne. Na przykład:

Należy bezpiecznie obchodzić się ze śmieciami, aby zapobiec kontaktowi z ostrymi przedmiotami i innymi niewłaściwymi przedmiotami wyrzucanymi w odpadach.

Jeśli potrzebujesz pomocy z tekstem wyjaśnienia, można poprosić o pomoc profesjonalnych pisarzy, którzy oferują pisanie blogpost.

6. Wyjaśnij, jak ważne jest przestrzeganie protokołów bezpieczeństwa

Wszyscy muszą być na tej samej stronie, jeśli chodzi o znaczenie przestrzegania pisemnych protokołów bezpieczeństwa w miejscu pracy. Jedynym sposobem, aby to wyjaśnić, jest ich spisanie.

Wydawaj oświadczenia, w których wyjaśnisz, że zdrowie i bezpieczeństwo nie zostaną poświęcone dla nikogo. Wyraźnie zaznacz, że firma ma zerową tolerancję dla niebezpiecznych zachowań i nieprzestrzegania ustalonych zasad.

7. W razie potrzeby aktualizuj protokoły.

Innowacyjność w firmach jest rzeczą oczywistą. Funkcje zawodowe i działalność biznesowa mogą się zmieniać, a protokoły bezpieczeństwa muszą się do nich dostosowywać.

Za każdym razem, gdy następuje zmiana wymagająca dodania nowego protokołu bezpieczeństwa, należy przejrzeć dokument. Regularnie i szybko aktualizuj dokument, nie pozostawiając miejsca na wypadki wynikające z braku wiedzy lub umiejętności.

Przemyślenia końcowe

Protokoły bezpieczeństwa w miejscu pracy pełnią ważną rolę w każdej firmie. Jeżeli są one dobrze napisane, wyczerpujące i szczegółowe, ryzyko może się zmniejszyć, a liczba obrażeń będzie niższa. Dlatego powinieneś podjąć te kroki, aby upewnić się, że Twoje pisemne protokoły bezpieczeństwa w miejscu pracy będą skutecznie służyć swojemu celowi.